Quelques conseils pour réduire les charges de l’entreprise

Les conseils donnés dans cet article ne se substituent surtout pas à celles du contrôleur de gestion ou de tout autre spécialiste des coûts dans une entreprise. Utilisez-les comme un complément des informations dont vous disposez déjà pour prendre les décisions relatives aux charges et aux dépenses de l’entreprise. Le terme « charge » évoqué dans cet article est à entendre au sens général, au sens large : tout ce que l’entreprise doit payer et qui, par conséquent, fait baisser ses bénéfices avant impôt. Il s’agit des dépenses fixes et variables de l’entreprise. Pourquoi maîtriser ses dépenses ? Oui, cette maîtrise permet à l’entreprise d’être performante, car elle augmente ses bénéfices. Mais ce n’est pas l’unique raison. Une excellente gestion des dépenses engendre une réserve de liquidités grâce auquel l’entreprise peut faire face sans problèmes aux dépenses imprévues. La réduction des dépenses revient donc à avoir une trésorerie en « bonne santé ».

Ne pas payer un loyer mensuel

Avant de prendre une location, assurez-vous que vous avez besoin de ce local indéfiniment. Parfois, il est plus judicieux de louer occasionnellement un bureau ou une salle de réunion dans un centre d’affaires à Lyon ou dans une autre grande ville. Ce constat est surtout valable pour les entreprises œuvrant dans le secteur tertiaire. Si votre activité se prête au télétravail, alors n’hésitez pas ! Louez un local uniquement lorsque cela est utile. De même, si votre production est saisonnière, voyez s’il vous est possible de louer un atelier uniquement de manière saisonnière. Veillez donc toujours à voir si la location est justifiée ou non. Puis, étudiez toutes les formules de location disponibles dans votre ville et voyez l’option qui convient le plus à votre activité et celle qui se présente comme étant la plus rentable pour vous. Enfin, comparez rigoureusement les prix et les conditions du bail.

Connaître la liste des dépenses présentes et futures

C’est très simple. Premièrement, faites la liste de tout ce que l’entreprise paie actuellement (intitulé de la dépense et les raisons pour lesquelles elle existe). Lorsque vous aurez cette liste sous les yeux, vous verrez que vous vous rendrez compte de l’inutilité de certaines charges et de la possibilité d’en réduire quelques-unes. Une fois que vous avez analysé l’intérêt de chaque dépense, prenez la décision de supprimer celles qui n’ont aucune raison d’exister. Puis, mettez de côté celles que vous estimez pouvoir changer, soit en trouvant de nouveaux fournisseurs, soit en adoptant de nouveaux fonctionnements, soit en prenant une nouvelle offre ou un nouveau produit pour remplacer ceux qui vous coûtent cher. Deuxièmement, anticiper les dépenses futures qu’elles soient ou non en lien avec un projet à concrétiser. Faites également leur liste et voyez s’il y a un moyen de réduire quelques-unes. Ces deux listes vous permettront de connaître les dépenses auxquelles vous êtes et serez confrontés. Vous verrez que c’est très psychologique : votre esprit en sera stimulé et votre réflexion sera dynamique. Autrement dit, vous vous mettrez automatiquement à réfléchir sur des moyens légaux à mettre en place pour réduire vos coûts. Vous constaterez que parfois de petits détails que vous découvrirez dans votre quotidien sauront vous inspirer pour les solutions. Enfin, faites un suivi rigoureux de toutes les charges de l’entreprise. Au fur et à mesure que vous contrôlez les dépenses, vous les comprendrez et ce sera facile pour vous d’imaginer des solutions pour les réduire. Tout cela signifie que vous devez avoir sous les yeux en permanence l’histoire de vos dépenses, de vos coûts variables (dépenses futures) et de vos coûts fixes.

Beaucoup de curiosité

Comme un particulier, un chef d’entreprise soucieux de baisser ses coûts doit flairer les bons plans. Et là, les pistes ne manquent pas. Naturellement, explorez toutes les documentations que les différentes institutions au service des dirigeants d’entreprises mettent à votre disposition (mairie, chambres de commerce, associations et organisations…). Vous trouverez auprès de ces entités des adresses de fournisseurs que vous ne devez surtout pas négliger : allez les voir, comparez leur prix et leurs services, jetez un coup d’œil sur la qualité de leur production. Pensez également aux dispositifs d’optimisations fiscales ainsi qu’aux différents coups de pouce dans le domaine financier. Par exemple, avant de prendre un crédit bancaire pour financer un investissement, voyez s’il n’existe pas des aides aux financements de ce type d’opération. Voyez également si vous pouvez bénéficier d’un taux d’intérêt préférentiel. Le mot d’ordre est « curiosité ». Soyez en permanence en quête d’opportunités ! Cette curiosité doit également vous amener à voir ce que font vos concurrents pour gérer les mêmes postes de dépenses. Vous saurez alors si vous payez trop cher par rapport au reste du secteur ou si vous êtes dans la moyenne. Enfin, faites une veille des différents marchés sur lesquels vous vous approvisionnez. Cette veille vous aidera à savoir si les prix baissent ou augmentent, s’il y a de nouveaux acteurs avec une offre plus intéressante… etc.

Faites de la technologie votre force

Parfois, vous réussissez à réduire définitivement certains coûts en investissant dans des logiciels ou autres outils technologiquement avancés. Non seulement vous réduisez les coûts, mais en plus, vous pouvez augmenter facilement votre productivité. Mais attention : il ne s’agit pas d’ouvrir les portes de l’entreprise à toutes les technologies disponibles. Vous devez voir si cette technologie est effectivement utile et si elle est réellement rentable par rapport à l’option traditionnelle. N’oubliez pas non plus de former votre personnel à la manipulation de cette technologie et aux changements qu’induira son introduction dans l’entreprise. Sans cette formation, l’entreprise est susceptible de perdre de l’argent, car la technologie est insuffisamment maîtrisée. La technologie c’est par exemple la dématérialisation à 90 % des documents de l’entreprise : vous n’aurez plus à acheter des rames de papier, à investir dans des impressions ainsi que dans des supports et des outils de rangement, mais aussi les meubles de rangement.

Recueillez les idées de vos collaborateurs

Sollicitez vos employés dans la recherche de solutions pour réduire les dépenses. Il vaut mieux réfléchir à plusieurs sur la question, car plus il y a d’idées, plus les solutions envisageables sont nombreuses. Afin d’obtenir l’engagement des salariés, mettez en place une politique d’incitation. Par exemple, accordez une récompense à ceux qui trouvent les idées les plus efficaces ! Mais ne vous contentez pas de solliciter leurs idées. Encouragez-les également à ne pas gaspiller, à faire de la réduction des coûts un réflexe dans l’exercice de leurs différentes tâches. Là également, mettez en place un système de récompenses pour qu’ils intériorisent cette culture du « minimum de dépenses » et qu’ils appliquent la philosophie dans tout ce qu’ils entreprennent pour l’entreprise.